Bài viết dưới đây của Trường Thành Logistics sẽ giúp bạn hình dung toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu theo từng bước, đồng thời định hướng những nội dung cần tìm hiểu chuyên sâu trong từng giai đoạn. 1. Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương Quy trình xuất nhập khẩu bắt đầu bằng việc thống nhất các điều khoản giao dịch với đối tác nước ngoài. Hai bên cần làm rõ các nội dung như: Chủng loại và quy cách hàng hóa. Số lượng, đơn giá. Điều kiện giao hàng theo Incoterms (FOB, CIF, EXW…). Phương thức và thời hạn thanh toán. Đây là bước có ý nghĩa quyết định đối với toàn bộ giao dịch. Nhiều tranh chấp liên quan đến chi phí vận chuyển, trách nhiệm làm thủ tục hải quan hoặc rủi ro trong quá trình giao nhận đều xuất phát từ việc hợp đồng chưa quy định rõ ngay từ đầu. 2. Xác định mã HS và chính sách quản lý hàng hóa Sau khi thống nhất hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định chính xác mã HS của hàng hóa. Mã HS là căn cứ để xác định: Thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu. Chính sách quản lý đối với từng mặt hàng. Hàng hóa có phải xin giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không. Loại Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) có thể áp dụng. Đây cũng là công đoạn dễ xảy ra sai sót nhất trong toàn bộ quy trình. Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến khai sai thuế, áp dụng sai chính sách quản lý hoặc khiến lô hàng bị kéo dài thời gian thông quan. Đối với những sản phẩm có cấu tạo phức tạp như linh kiện, phụ tùng hoặc hàng hóa được tạo thành từ nhiều vật liệu khác nhau, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ 6 quy tắc phân loại hàng hóa (áp mã HS) trước khi thực hiện khai báo. 3. Chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu Sau khi xác định đúng mã HS và chính sách mặt hàng, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị bộ chứng từ phục vụ thủ tục hải quan. Một bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm: Hợp đồng thương mại (Sales Contract). Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Phiếu đóng gói (Packing List). Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill). Ngoài các chứng từ trên, một số nhóm hàng như gỗ, thực phẩm, thiết bị y tế hoặc hàng nguy hiểm có thể phải bổ sung thêm hồ sơ chuyên ngành theo quy định riêng. Do đó, với các mặt hàng đặc thù, doanh nghiệp nên tham khảo hướng dẫn dành riêng cho từng loại hàng thay vì áp dụng chung một bộ hồ sơ cho mọi trường hợp. 4. Xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) khi cần Trong trường hợp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA), doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) phù hợp. Việc lựa chọn đúng mẫu C/O không chỉ giúp đối tác được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu mà còn góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh của hàng hóa trên thị trường quốc tế. 5. Thực hiện khai báo hải quan Khi đã hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan điện tử thông qua hệ thống VNACCS. Sau khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống sẽ phân luồng hàng hóa: Luồng xanh: Thông quan theo quy định. Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ. Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy kết quả phân luồng, doanh nghiệp có thể được thông quan ngay hoặc phải bổ sung chứng từ, giải trình hoặc phối hợp kiểm tra thực tế lô hàng. Tìm hiểu sâu hơn: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói – bao gồm cả cách phân biệt hình thức khai thuê hải quan và đại lý hải quan. 6. Tổ chức vận chuyển quốc tế Sau khi hoàn thành hoặc song song với quá trình thông quan, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với đặc điểm của lô hàng. Ba hình thức phổ biến gồm: Vận chuyển đường biển. Vận chuyển đường hàng không. Vận chuyển đường bộ. Việc lựa chọn phương án phù hợp sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa, thời gian giao hàng, chi phí logistics và tuyến vận chuyển. Nên tự làm thủ tục xuất nhập khẩu hay thuê dịch vụ? Bên cạnh việc nắm rõ quy trình, doanh nghiệp cũng cần xác định phương án thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu ngay từ đầu. Hiện nay có ba lựa chọn phổ biến: Tự thực hiện toàn bộ quy trình. Thuê dịch vụ khai thuê hải quan. Ủy thác xuất nhập khẩu cho đơn vị chuyên nghiệp. Mỗi hình thức có sự khác biệt về trách nhiệm pháp lý, người đứng tên chứng từ cũng như chi phí thực hiện. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc quy mô hoạt động, kinh nghiệm và nguồn lực trước khi lựa chọn. Doanh nghiệp mới có nên tự làm thủ tục xuất nhập khẩu? Đối với lô hàng đầu tiên hoặc khi nhập khẩu một mặt hàng hoàn toàn mới, việc tự thực hiện toàn bộ quy trình có thể phát sinh nhiều rủi ro do thiếu kinh nghiệm. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan hoặc ủy thác xuất nhập khẩu để được hỗ trợ trong các khâu như: Xác định mã HS. Kiểm tra chính sách mặt hàng. Chuẩn bị chứng từ. Khai báo hải quan. Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan. Việc có đơn vị đồng hành ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian cũng như chi phí xử lý. Trường Thành Logistics - Đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu Trường Thành Logistics cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp ở tất cả các công đoạn của quy trình xuất nhập khẩu, bao gồm: Tư vấn xác định mã HS và chính sách mặt hàng. Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ xuất nhập khẩu. Xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Dịch vụ khai báo hải quan. Vận chuyển quốc tế bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ. Dịch vụ khai thuê hải quan hoặc ủy thác xuất nhập khẩu theo nhu cầu. Dù doanh nghiệp lựa chọn tự thực hiện một phần hay sử dụng dịch vụ trọn gói, Trường Thành Logistics luôn sẵn sàng đồng hành để giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra đúng quy định, nhanh chóng và tối ưu chi phí. Nếu bạn đang chuẩn bị cho lô hàng đầu tiên hoặc muốn rà soát lại quy trình hiện có, hãy liên hệ với Trường Thành Logistics để được tư vấn chi tiết. Trường Thành Logistics - Chuyên nghiệp, tận tâm Hotline: 0915 36 38 39 Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội. Email: [email protected] / [email protected] Website: truongthanhlogistics.com CHI NHÁNH HẢI PHÒNG Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS
